Главная » Ваш юрист » Какой срок хранения приказов по основной деятельности?

Какой срок хранения приказов по основной деятельности?

Какой срок хранения приказов по основной деятельности?

Срок хранения приказов по основной деятельности императивно определен в соответствующих нормативно-правовых актах. При установлении срока законодатель исходил из ценности и значимости подобных документов для жизни общества и государства.

Из нашего материала вы узнаете о том, сколько, как и где должны храниться приказы по основной деятельности.

Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?

Основным законом, который регулирует процедуру хранения и архивирования всех документов, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 23.05.2016) Об архивном деле в Российской Федерации. Его положения относятся не только к государственным и муниципальным учреждениям/организациям, образующим государственные и муниципальные архивы, но и к частным предприятиям.

Также о классификации приказов и сроках хранения каждого вида этих локальных нормативных актов можно узнать из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (ред. от 16.02.2016), утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).Какой срок хранения приказов по основной деятельности?

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях разъясняет порядок и условия формирования архивов на любых предприятиях. Кроме того, этот документ объясняет, что такое постоянное хранение и где оно осуществляется.




Помимо перечисленных нормативно-правовых актов существуют источники, регулирующие вопросы хранения документации в отдельных организациях. Например, ст.

50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ Об обществах с ограниченной ответственностью, ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ Об акционерных обществах и пр.

Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, срок хранения журналов регистрации

После издания приказа ему присваивается номер. При нумерации приказов рекомендуется использовать буквенные индексы, которые легко запоминаются и упрощают работу с документами (например, буквенное обозначение ОД сразу ассоциируется с основной деятельностью).

Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от других, при этом каждый из них обязательно должен пройти регистрацию в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Данная процедура придает документу юридическую силу и позволяет отслеживать движение и исполнение локального нормативного акта.

Форма такого журнала не утверждена, поэтому делопроизводственная служба каждого конкретного предприятия может устанавливать свой вариант. Например, можно использовать такое оформление:

  • титульный лист с надписью Журнал регистрации приказов по ОД за 2014 год ООО «Эверест»;
  • страницы с таблицей, содержащей записи о регистрации приказов:

Дата издания приказа

Рег. номер

Краткое содержание приказа

Отметка об исполнении

О замене печати

В связи с утратой старой печати принять новый оттиск и изготовить новую печать.

Об утверждении должностной инструкции мастера участка в новой редакции

Об изменении режима работы предприятия

В связи с началом зимы организация переходит на зимний режим работы

Далее приказы группируются в дела по видам и срокам хранения. Все приказы по основной деятельности имеют один срок хранения, поэтому могут подшиваться в одно дело по годам.




Хранятся журналы регистрации приказов по основной деятельности так же, как и любые другие приказы, при этом относятся, согласно подп. а п. 258 Перечня, к документам постоянного хранения.

Срок действия приказов по основной деятельности

Чтобы организовать правильно хранение документов, следует прежде определить срок действия (актуальности) каждого конкретного акта. Приказы по основной деятельности начинают действовать с даты их издания или с момента, указанного в самом тексте. Прекращается же действие такого приказа в двух случаях:

  1. Если его отменили другим документом.
  2. Если истек срок, указанный в самом приказе.

По сложившейся в делопроизводстве традиции актуальность приказов рекомендуется проверять каждые 3–5 лет. Считается, что именно за это время обычно меняется штатный состав, направление деятельности, общая политика и другие показатели жизнедеятельности предприятия.

Если организация большая, то к данному процессу следует привлекать юридический отдел, бухгалтерию и другие структурные подразделения, которых касаются конкретные приказы или которые отвечают за их исполнение. Привлеченные к процессу актуализации локальной документации лица должны определить, какие акты можно ликвидировать, а какие изменить.

После проверки устаревшие приказы следует отменить одним документом.

Сколько хранятся приказы по основной деятельности?

Даже если действие каких-то приказов прекращено, это не значит, что они должны быть уничтожены. После того как приказы прошли текущее хранение (от 1 года до 3 лет), решается вопрос об их архивном хранении.

Несмотря на установленный законодательством срок хранения не все приказы по основной деятельности должны подшиваться в архивные дела. Ценность и значимость каждого документа определяет специальная комиссия или уполномоченное лицо.

В зависимости от результатов либо формируются дела для передачи их в архив организации, либо происходит уничтожение ненужных приказов с составлением соответствующих актов.




Если организация входит в список предприятий, формирующих государственные и муниципальные архивы, то дела передаются в архив. Большинство юридических лиц не имеет такой возможности, поэтому архивным хранением такие компании занимаются самостоятельно.

Согласно п. 19 части 1.1 раздела 1 Перечня приказы по основной (профильной) деятельности хранятся постоянно. В то же время для организаций, не формирующих государственные (муниципальные) архивы, Перечнем предусмотрены боле щадящие сроки. Так, срок хранения актов с отметкой постоянно должен быть не менее 10 лет (примечание к Перечню).

При этом исчисление срока начинается с 1 января года, следующего после года издания документа (абз. 4 раздела 1.4 Перечня), то есть срок хранения приказа от 2015 года начинается с 1 января 2016 года.

Однако в этом правиле есть исключение: приказы, присланные в организацию с целью уведомления, имеют срок хранения, который определяется как до минования надобности, но не менее 1 года (примечание к Перечню). То есть приказ, присланный в структурное подразделение, например, из вышестоящего офиса, не должен держаться в общей папке, так как срок его хранения является временным.

Весь архив хранится на предприятии постоянно. Если предприятие реорганизуется, правопреемники обязаны принять архив на дальнейшее хранение.

Если же оно ликвидируется, документы выборочно передаются в архив муниципальной или государственной принадлежности.

Как видите, сроки хранения приказов по основной деятельности говорят о том, что данный вид актов имеет большую значимость. В связи с этим во избежание штрафных санкций за непредставление или утрату важных документов (статьи 13.20, 13.25 Кодекса об административных правонарушениях) следует четко соблюдать порядок и сроки хранения рассмотренных актов.

О admin

x

Check Also

Совет Федерации запретил рекламу на платежках ЖКХ

Принят закон о запрете размещения рекламы на платежках ЖКХ В Федеральный закон No38-ФЗ «О рекламе» от 13 марта 2006 года, были внесены существенные изменения. Теперь ...

Собственный капитал в балансе — это…

Собственный капитал в балансе — это… Собственный капитал — это… Капитал (в широком смысле слова) — это все, что способно приносить доход, или ресурсы, созданные ...

Собственники квартир будут оплачивать защищенность дома от террористов

Собственники квартир будут оплачивать защищенность дома от террористов Минстрой разработал проект правительственного постановления с требованиями к антитеррористической защищенности многоквартирных домов. Согласно документу, организационные мероприятия по ...

Собрание кредиторов при банкротстве

Собрание кредиторов при банкротстве Собрание кредиторов при банкротстве является важным мероприятием, в компетенцию участников которого входит принятие стратегических решений, направленных на реализацию процедуры банкротства и ...